Arbetsmöten är hemska. Så här gör du dem bättre.

När man försöker att förstå varför möten suger så hårt kan det hjälpa till att använda analogi med vårt snabbt nedslående fiske. Fiskare har inte något incitament att sluta fiske, och länder kan inte helt överens om vem som ska ansvara för vilken fisk som omfattas av deras jurisdiktion. Och så gör ingen mycket för att förbättra situationen, med all sannolikhet att råna framtida generationer av chansen att munch på de kryddiga tonfiskrullarna och grillad svärdfisk som vi haft i så stor överflöd.

Kulturen som omger arbetsplatsmöten lider av ett liknande problem. Medan de flesta möten har en de facto-ledare, någon som driver showen, är det aldrig den personens jobb att "räkna ut hur man kör bra möten." Människor har också accepterat det nuvarande tillståndet som oundvikligt: ​​Vi vet att möten suger, Jag har alltid sugit, varför slösa tid på att försöka göra dem bättre? Som ett resultat har de fortsatt att fylla våra scheman i en slags arbetsplats tragedi av commons.

"Det är en tagen för givet miljö", säger Joseph Allen, professor i industriell och organisationspsykologi vid University of Nebraska i Omaha, Omvänd. "Vi vet att vi måste ha dem men vi lägger inte mycket energi bakom dem. Och om inte alla i mötet försöker göra det bättre, kommer det inte att förändras … och det är udda när någon försöker göra dem bättre."

Eftersom vår förmåga att kommunicera med varandra har förbättrats genom åren, i en ironisk twist, har den tid vi spenderar fast i möten faktiskt svällt. Anställda spenderar nu i genomsnitt 23 timmar per vecka i möten, upp från färre än 10 på 1960-talet. 70 procent av de ledande cheferna som undersöktes i en nyligen genomförd studie som citerades av affärsrecension från Harvard sa att de hittade möten ineffektiva och oproduktiva. Nästan lika många sa möten höll dem också från att få sitt arbete gjort. Allen, som tillsammans med några kollegor vid Clemson University nyligen genomfört en omfattande granskning av nästan 200 forskningshandlingar om möten, säger att det är för många timmar. Deras resultat publicerades nyligen i tidningen Nuvarande vägbeskrivning i psykologisk vetenskap.

Att möten ofta är irriterande eller onödiga betyder inte att de är inessiella.

"Vi måste få människor med olika uppgifter om problemet att komma ihop och hitta en förhoppningsvis innovativ och kreativ lösning", säger Allen. Omvänd. "Möten tillåter oss att samarbeta, hjälpa oss att få de resurser vi behöver för ett projekt, fatta beslut. De är verkligen, verkligen viktiga. Men vi måste vara mycket försiktiga med överanvändning."

Ett annat problem med möten är att, trots hur frustrerande och väsentliga de verkligen är, är de faktiskt inte allt som är väl studerade. För sin granskning om ämnet undersökte Allen och hans team varje papper som de kunde hitta som har skrivits sedan 2006, lite mindre än 200. Det kan tyckas som mycket, men när du anser att mer än 1000 papper har publicerats om ämnet ledarskap sedan förra året ensam, och du börjar inse att vi faktiskt inte vet så mycket om hur man driver ett bra möte som vi antagligen borde.

Lyckligtvis studerar 200 eller så som Allen och hans team undersökte gjorde erbjuda vägledning om hur vi kan göra möten lite bättre.

Fira den inbjudna bönen

Allen säger studier föreslår att vi borde använda mer av en inbjudan till artighet. Ett av de största problemen med möten är faktiskt båret av goda avsikter, vi tenderar att bjuda in för många människor som inte behöver vara där. Ouppmärksamma, uttråkade deltagare möter gift, men samtidigt vill du inte utesluta någon som kan ha en mer nyanserad eller överraskande anledning att vilja vara i rummet. För att lösa detta problem föreslår Allen att man omfattar inbjudan till gästfrihet: en inbjudan där du mycket tydligt bekräftar att du bara bjuder in dem som artighet och att de förmodligen kan hoppa över det. Folk gillar att hoppa över möten.

Döda statusrapporten

Det finns en hel genre av möten som är otroligt vanliga och inte tjänar ett syfte, säger Allen: "Round Robin", "Här är vad alla är upp till" statusrapport där människor går runt i en cirkel och förklarar vad de är till eller dela framsteg på ett visst projekt. Denna typ av information bör delas elektroniskt, och sammankallande alla att verbalisera det är slöseri med tid. Som Allen uttryckte det kortfattat: "Om det inte är knutet till ett projekt behöver vi inte det mötet."

Quash Klagomål men inte Skämt

När ett möte pågår, tyder Allens fynd på att det faktiskt är ganska viktigt att skapa utrymme för humor. Skratt hjälper till att dra människor in i konversationen, vilket främjar deltagande (vilket trots allt är det första stället att ha ett möte i första hand.) På flipsidan säger Allen det är en ganska stor fara att klaga, vilket kan tyckas vackert oskyldiga ("gjorde du se trafiken på 95 idag? ") men kan främja känslor av frihet och hopplöshet.

Var inte sen

Även om möten där ingen pratar eller där en person dominerar konversationen är uppenbarligen problematisk, säger Allen att forskningen visar att det överlägset mest skrämmande problemet med möten är senat. Medan "vara i tid" verkar det vara ganska uppenbart protokoll, den utsträckning till vilken en person bara sex minuter sent till ett möte kan spåra hela saken är faktiskt ganska chockerande. Ett av studierna Allen och hans team såg till exempel på att försöka hitta skillnader i de kulturella attityderna kring omgången i Kina, Chile, Italien, USA, Tyskland och Nederländerna. Det här är alla ganska olika arbetsplatskulturer, med olika värden runt jobbet, och allenas lag förväntas hitta kulturella skillnader vad gäller hur viktigt punktligheten var. De gjorde inte alls.

"Det finns viss dramatisk konsekvens i frustrationen att visa sig sent till möten", säger Allen. "Du skulle tro att landskulturen, deras hemland, vem de är som person skulle påverka deras utvärdering av möteserfarenheten, men det vi funnit är att tillsammans med globaliseringen av ekonomin har det skett en globalisering av denna typ av kontorsmiljö."

I dessa splittrade, polariserade tider, en av de få saker vi Allt har gemensamt att vi vill att människor ska respektera vår tid. Och när du är sen, sitter inte folk bara där och gryta om var de hellre skulle vara; De odlar också dåliga känslor om inte bara detta möte men alla möten som kommer fram i framtiden. Med andra ord, när du är sen för ett möte förstör du inte bara det mötet för folket där, men du hjälper till att förstöra deras mycket uppfattning om möten i första hand. Vilket påminner mig, jag borde antagligen jet.

Detta har varit en anpassad version av vår Strategi nyhetsbrev, en veckovis sammanfattning av de mest relevanta ekonomiska, karriär- och livsstilsråd som du behöver för att leva ditt bästa liv. Jag är James Dennin, innovationsredaktör på Omvänd. Om du har pengar eller karriärfrågor som du vill se svarat här, maila mig på [email protected] - och vidarebefordra Strategi med den här länken!